Bien que non décisionnel, le Comité consultatif peut, et doit, jouer un rôle essentiel auprès du chef d’entreprise pour l’amélioration de ses procédés de prise de décision, éclairée, productive et performante. C’est un enjeu et surtout un apport prépondérant militant en faveur de la mise en place d’un comité consultatif.
À tout moment, l’entrepreneur recherche un moyen efficace lui permettant de prendre de meilleures décisions pour lui et son entreprise.
Un comité performant pourra permettre à ce dernier d’être sensibilisé aux biais potentiels, existants ou non, et d’obtenir des avis éclairés indépendants ainsi que des moyens efficaces de les prévenir et de s’en prémunir.
Dès l’étape de sa conception, et à chacune d’elles, le comité vise à lui offrir un encadrement propice, efficace et adapté.
Quels sont les moyens disponibles et proposés pour s’assurer que le comité atteint ces objectifs?
Au moment de sa création, les objectifs et les enjeux de l’organisation doivent être précisés afin que les membres sollicités aient une vision claire des décisions qui viendront affecter l’organisation. Les membres seront sollicités et sélectionnés en fonction de leur apport à ceux-ci. À ce stade, les critères suivants seront considérés, entre autres :
- Clarté de la part de l’entrepreneur;
- Diversité des membres, pour une diversité de sensibilité et d’opinion;
- L’expérience et les talents requis;
- Précisions quant au fonctionnement de l’entrepreneur, de son équipe et de son organisation;
- L’indépendance des membres (et surtout le maintien tout au long du mandat).
Certains prérequis nous apparaissent essentiels, tant de la part de l’entrepreneur par son ouverture aux opinions et débats et son respect sous-jacent, quant au niveau des membres par leur implication et leur participation aux débats, le respect de l’éthique et de l’indépendance ainsi que leur contribution à un climat d’ouverture, de dynamisme et de respect.
Dans sa mise en place et sa vie, au-delà des critères et considérations précédents qui doivent se traduire dans les travaux et délibérations du comité, donnant ainsi la vie propre au comité :
- L’étendue du mandat. Partager et impliquer les membres dans un plus large éventail possible d’aspects de la vie de l’organisation – stratégie, produits/services, branding, technologies, fusion,… Le choix des membres ainsi que leur capacité à bien cerner les enjeux, leur expertise, connaissances, expérience, la diversité et leur capacité à participer à la vie du comité. L’agenda des rencontres devrait aborder ces sujets sensibles et prévoir un échange d’information adéquat pour alimenter les débats et répondre aux attentes des membres.
- La clarté du mandat, des objectifs visés et des attentes de part et d’autre. Trouver le bon mix d’expertise, de connaissances, etc. débute par une plus grande précision des exigences, mais aussi par la façon de les amener à bien travailler ensemble et efficacement. Le regard externe et indépendant des membres devrait être sollicité pour mieux encadrer les directions à privilégier, challenger les différentes alternatives et propositions de la direction et finalement la stratégie retenue. L’entrepreneur doit proposer les bons sujets, poser les bonnes questions et alimenter les sujets. Pour leur part, les membres doivent partager librement et ouvertement.
- Renforcement de l’implication et de l’engagement. La nature des sujets abordés et surtout la façon de mener les rencontres sont des éléments clés pour stimuler la participation, l’implication et l’engagement de chacun des membres. En ce sens, il faut proposer un agenda dynamique et bien documenté. Considérant le temps limité dont disposent les membres, l’agenda doit permettre de tenir les débats requis et favoriser l’implication de chacun. Les comités performants sont ceux qui réussissent à intéresser et impliquer chacun de ses membres, à créer un climat d’échange serein, respectueux et stimulant ainsi qu’à privilégier un esprit d’amélioration continue à chaque rencontre par le suivi des suggestions tout en maintenant le cap sur les stratégies à long terme.
- Création d’une dynamique stimulante, ouverte et respectueuse. Les débats doivent proposer un défi pour les membres, être à la hauteur de leur calibre et un cadre propice pour de sains échanges afin que leur perspective externe et indépendante puisse questionner ouvertement les directions proposées et faire valoir leurs attributs respectifs, à la base de leur engagement.(NH)
