Généralement temporaire, il tient un rôle complémentaire par rapport au conseil d’administration (CA) ou au comité consultatif (CC) permanent, qui ont une vocation plus large quant à la bonne gestion de l’entreprise.
Comme son nom l’indique, ce comité a une vocation spéciale. Sa mise en place peut servir au développement d’un nouveau produit, à l’ouverture d’un nouveau marché ou à toute autre démarche qui comporte son lot de risques.
Pour assurer le fonctionnement optimal de ce comité, vous devez considérer les trois facteurs suivants.
- Le but de chaque série de réunions.
Celui-ci peut se classer dans trois grandes catégories :
- Exploration : vous souhaitez, dans un premier temps, analyser toutes vos options, avec l’expertise de personnes possédant une grande expérience dans le domaine. Vous désirez multiplier les points de vue et les visions pour être certain de ne pas manquer une occasion d’innover ou d’exploiter une niche à tout son potentiel. Pour faire le tour de la question, vous pouvez envisager une à trois rencontres avec des personnes différentes.
- Sélection et développement de stratégie : vous désirez connaître la faisabilité de certaines pistes. Prévoyez une à trois rencontres avec les experts qui ont mis de l’avant certaines idées que vous avez choisi d’explorer.
- Validation et mise en place d’un plan d’implantation : plusieurs réunions avec quatre ou cinq spécialistes du domaine.
- Le temps accordé pour les réunions.
Une réunion ne devrait pas durer plus de 2 heures et demie afin de ne pas perdre l’intérêt des gens, surtout si celle-ci est virtuelle. Les gens participent pour s’exprimer et pour apprendre. Il faut compter 1 à 3 minutes de temps de parole pour chaque personne et pour chaque point traité. Si on élimine 30 minutes pour l’encadrement de la réunion, la mise en contexte, les recadrages et précisions, il ne reste plus que 120 minutes. (C’est d’ailleurs le travail du catalyseur de gérer le temps!) Vous devez décider si vous désirez obtenir un maximum de points de vue, aller au bout de chaque idée ou encore aller plus en profondeur sur des thèmes prédéterminés.
- Les profils des membres sont importants.
En général, une personne très éduquée, qui a l’habitude d’écrire et de défendre des arguments (thèses universitaires, etc.), en aura long à dire sur le sujet abordé. Elle offrira des pistes et permettra aux autres d’approfondir la question. Une minute en sa compagnie passe (souvent) trop vite, car elle saisit l’intérêt. D’autres s’exprimeront de façon plus lapidaire ou encore seront plus circonspects et auront besoin d’encouragement avant de participer pleinement. Le mélange final sera déterminant sur le nombre de personnes, de questions ainsi que sur la gestion des réunions en général.
En résumé, la phase d’exploration peut inclure un grand nombre de personnes. Votre capacité de recrutement, votre attractivité et le temps que vous pouvez consacrer à cette activité seront vos seules limites.
Finalement, lorsque votre but est d’approfondir sur un sujet, il y a une règle de base très importante. Il faut viser un minimum de quatre personnes externes (indépendantes), et ce, pour minimiser les risques de créer de la polarité et pour encourager une diversité d’expériences, de visions et d’opinions.
Vous souhaitez en savoir plus au sujet du comité à vocation spéciale ou vous désirez tirer davantage profit de celui que vous avez actuellement ? Contactez-nous et nous serons ravis de répondre à vos questions !
