«On ne peut pas rester dans notre bulle, qu’on soit une entreprise ou une organisation. C’est le principe de ces comités. Si on reste dans notre bulle, on tourne en rond. Il faut qu’on soit confronté à la réalité. Et il y a deux façons d’être confronté à la réalité. Il y en a une qui est un peu violente, c’est celle d’aller sur le marché et de se faire virer de bord parce qu’on n’a pas le bon produit. C’est plus fatigant et plus risqué. L’autre, c’est d’avoir un comité consultatif ou des gens avec lesquels on peut échanger des idées avant de prendre le risque de sauter dans le vide», laisse tomber le directeur de l’organisation qui fait partie du réseau des créneaux Accord du ministère de l’Économie, de l’Innovation et de l’Énergie (MEIE).
De décembre 2020 à août 2021, de façon quasi mensuelle, il a ainsi pu bénéficier d’un comité consultatif formé pour un besoin très spécifique, soit celui de comprendre les enjeux de construction dans le Grand Nord canadien, en Arctique. Et ce, alors qu’il n’aurait pas pu avoir les ressources internes pour accomplir une telle tâche.
L’objectif ultime du comité était d’aider le RTMQ à valider des prémisses sur le potentiel de mieux faire de la construction résidentielle dans ce climat nordique. Pour ce faire, le Réseau devait avoir des yeux sur le terrain, avoir accès à des gens qui sont dans des champs d’expertise pertinents et sur place et qui étaient capables de pister les instigateurs. Le tout devait être fait en complémentarité avec les chercheurs qui travaillaient aussi sur le projet. Puisque les membres étaient plutôt loin – aussi loin qu’au Nunavut – le format virtuel a été privilégié pour les rencontres.
Un comité qui répond à des enjeux
Frederic Chevalier estime que le comité consultatif mis en place par le Cercle GDP a répondu à trois enjeux auxquels d’autres types de comités peuvent faire face : trouver les bonnes personnes; s’assurer que ces bonnes personnes sont convoquées et sont présentes aux rendez-vous (s’occuper de la logistique) ainsi que prendre des notes et rédiger un résumé des discussions.
«Ce genre de choses, pour une organisation comme nous, c’est une montagne», dit-il en faisant référence à toute la logistique et à la rédaction des comptes-rendus. L’organisme n’aurait pas pu dédier une ressource à l’interne à toutes ces tâches.
M. Chevalier ajoute que les comptes-rendus permettent de bien documenter les rencontres et de faire les suivis nécessaires. Pour cela, poursuit-il, on doit avoir la bonne personne qui prend les bonnes notes. «Ce n’est pas juste de faire une transcription. C’est de prendre de bonnes notes sur ce qui est pertinent. On ne doit pas avoir besoin de deux heures pour lire une transcription d’une réunion de deux heures!»
Pour en savoir plus sur les comités consultatifs à vocation spéciale, lisez ce texte.
