Au Cercle GDP, on se fait un devoir de produire un compte
rendu clair, concis et précis, qui résume efficacement les principaux points
discutés lors d’une réunion. Voici quelques caractéristiques essentielles de
cet outil fort utile.
Clarté et concision
Le compte rendu va droit au but. Il laisse de côté les détails superflus. Il contient
uniquement les faits et les différentes suggestions dans un langage simple et
accessible.
Structure bien définie
Un bon compte rendu est bien organisé, avec des sections distinctes pour chaque
point de l’ordre du jour. Les sous-sections et sous-titres permettent aux
lecteurs de trouver facilement l’information. Question de s’y référer
facilement, on attribue des chiffres croissants aux différents éléments.
Objectivité
Le compte rendu est rédigé de manière neutre, sans interprétation personnelle
ni jugement de la part du catalyseur. Toutes les suggestions des membres s’y
retrouvent. Ces propos permettent au chef d’entreprise d’avoir un large
éventail de pistes de solutions, de suggestions, d’angles morts à éviter et de
visions.
Accessibilité
Un bon compte rendu est bien rédigé et facile à consulter par tous les membres
concernés. Les absents peuvent aussi s’y référer pour être au fait des
avancements du chef et de son entreprise et de tous les échanges faits. Ils
servent aussi à éviter de ramener un sujet abordé lors d’une rencontre passée,
à moins que ce soit pertinent, par exemple qu’il y ait de nouveaux
développements. De plus, il s’agit d’un outil qui permet d’évaluer l’évolution des
dossiers en comparant les comptes rendus des rencontres passées.
En résumé, un bon compte rendu est un outil de référence
pratique qui reflète fidèlement les échanges et les suggestions, tout en
facilitant le suivi des actions et décisions que le chef d’entreprise peut
prendre. Car rappelons-le, un comité consultatif n’est aucunement décisionnel!
Au Cercle GDP
Les comptes rendus du Cercle GDP sont synthétisés, bien structurés et font ressortir l’essentiel des discussions et surtout, les suggestions des membres du comité.
Les catalyseurs du Cercle GDP ont de l’expérience dans l’animation des rencontres, mais aussi dans la rédaction efficace. Ils suivent un modèle développé par l’entreprise et qui a fait ses preuves.
«Le secret des comptes rendus, c’est d’appliquer des règles de base avec constance tout en les adaptant aux besoins de chaque situation. Ce n’est pas évident pour une personne qui ne s’y connait pas. D’où la grande force du Cercle : ses Catalyseurs, qui, avec le temps, ont vu tous les cas d’espèce», souligne la présidente du Cercle GDP, Marie-Ange Bourdon.
Témoignages
Pour Thierry Dufour, président-directeur général de
Simaudio, le compte rendu permet de ressortir les grands axes discutés lors des
rencontres. Cela lui permet aussi de raffiner sa communication, lorsqu’il voit
que certains aspects du compte rendu n’ont pas été bien compris. «Ça me permet
de m’améliorer comme orateur et comment je partage mes idées. Ça me permet de
m’assurer que les gens m’ont bien compris.»
Pour lui, les comptes rendus lui offrent une bonne synthèse.
Il en ressort les validations et les tâches qu’il doit accomplir; tout cela
dans le but de faire progresser l’entreprise. Cela l’amène aussi à voir ce qui
est urgent versus ce qui est important.
Écoutez également le témoigne Stéphane Lemoine, président-directeur
général de Prorec.
