Depuis déjà cinq (5) ans, le Cercle GDP a été créé afin de se consacrer exclusivement à la promotion et la mise en place de comités consultatifs auprès des PME. Cinq années au cours desquelles il a accompagné de nombreux entrepreneurs dans leur quête de croissance et leurs démarches pour atteindre les objectifs qu’ils se sont fixés. Cette riche expérience à les côtoyer au quotidien nous a permis de mesurer tout l’apport que le comité pouvait leur procurer.
À l’instar des résultats de l’étude de la BDC, nous avons été à même de constater que peu de PME se sont dotées de comités consultatifs. Plusieurs l’ont envisagé, sans toutefois dépasser le stade « d’y avoir pensé et d’en avoir discuté », ou pour certains d’en avoir créé un, mais, sans objectifs clairs, composé de personnes et collaborateurs proches et sans encadrement bien structuré.
Premier constat. Ceux qui se sont dotés d’un comité ont mûri leur décision, s’y sont engagés à fond et se sont donné les moyens de « le »réussir. Il faut d’abord éliminer toutes les craintes ou les raisons qui empêchent de procéder. Et des raisons, il y en a. L’étude de la BDC en a identifié, d’autres auteurs d’articles en ont identifié et nous vous en avons présentés dans nos bulletins précédents. Plus de 80% des dirigeants (BDC 2014) qui se sont dotés d’un comité considèrent qu’il a eu un impact positif sur leur réussite et n’hésiteraient pas à recommencer.
Le temps requis entre le moment de vouloir un comité et sa mise en place varie beaucoup ; mais nécessite une période qui se caractérise par différentes phases. Les appréhensions initiales – qui, quoi, comment, temps requis, l’inconnu… – . Cette période initiale peut varier d’un mois et, dans un cas vécu, à près d’une année. Se doter d’un comité exige un engagement total.
S’en suivent des périodes, une fois le projet lancé, d’hésitations au cours desquelles il faut consacrer le temps voulu et les efforts pour poser un diagnostic de l’entreprise, identifier les défis, les menaces les opportunités, proposer une vision et lancer toutes les étapes pour créer le comité et initier la première rencontre du comité. Sans un engagement ferme de l’entrepreneur, c’est une mission impossible.
D’expérience le temps requis pour y arriver varie encore beaucoup, mais de façon générale se confronte aux hésitations, aux craintes, aux agendas et au suivi. Toutes les raisons sont bonnes pour remettre les réflexions, les rencontres et les actions requises. D’où l’importance d’être bien accompagné et encadré dans un processus éprouvé. Souvent la coordination des agendas nécessaire pour rencontrer les candidats sollicités exige un effort non négligeable.
Deuxième constat. Une fois la première rencontre terminée, l’entrepreneur en demande plus. L’expérience démontre que tous, sans exception, sont plus qu’agréablement étonnés de la qualité des échanges et de la contribution des membres du comité aux situations, toutes délicates soient-elles, auxquelles l’entrepreneur fait face. Souvent conçus pour se tenir trimestriellement, les entrepreneurs demandent d’en rapprocher la fréquence afin de s’inspirer davantage et encore plus des expertises que chacun apporte à la table. Cet état de fait se vérifie à chaque démarrage et les premières réunions ont tendance à se tenir à des intervalles plus rapprochés. De même, l’expertise de certains membres est appelée à contribution par l’entrepreneur et au bénéfice de certains membres de son équipe de direction ou rapprochée afin de préparer les dossiers requis au bon fonctionnement du comité ou pour l’analyse de certaines situations pour lesquelles l’entrepreneur demande l’éclairage de son comité consultatif.
Dans un cas bien précis lors d’une situation d’urgence à laquelle l’entreprise a été confrontée, le comité a dû se réunir d’urgence et des rencontres subséquentes ont été requises afin d’assurer le suivi de la situation. Tout exceptionnelle est-elle, cette situation démontre bien la grande valeur du comité consultatif aux yeux de l’entrepreneur et pour la santé de l’entreprise ainsi que la nécessité d’encadrer la mise en place de son comité consultatif à l’aide d’un processus bien encadré. Pour que le comité et tous ses membres puissent contribuer rapidement plusieurs prérequis sont nécessaires et c’est exactement ce qu’offre un processus d’encadrement éprouvé.
Pourtant la décision et le temps requis pour s’engager à se doter d’un comité ont été soumis à de nombreuses hésitations. Une fois enclenché, on ne peut plus s’en passer.
