L’évaluation et l’optimisation permettent de s’assurer que chacun des membres continue de mettre ses expertises et connaissances à contribution, tout en offrant la possibilité au chef de faire une introspection notamment quant à son niveau d’ouverture.
Sans entrer dans les détails, voici les trois étapes de la réalisation d’une évaluation 360 menée par le Cercle GDP.
Le questionnaire
La première étape est de faire remplir, en ligne, un questionnaire aux membres et au chef d’entreprise. Les questions comprennent la mission du comité consultatif de façon générale, sa dynamique ainsi que les compétences de chacun. Chaque membre est amené à s’évaluer, à évaluer ses pairs qui se trouvent autour de la table et à évaluer le groupe dans son ensemble. Les questions sont divisées selon les sections Connaissances et savoir-faire, Capacités et savoir-être, Habiletés de communications et Autres.
Les sujets abordés portent aussi sur l’ordre du jour, les discussions, la capacité d’écoute, les informations disponibles et les suivis.
Le rapport
Une fois que les membres et le chef ont rempli le formulaire de façon individuelle, le Cercle GDP fait l’analyse des résultats et produit un rapport. Celui-ci est présenté et discuté lors d’une rencontre subséquente à la fin de la réunion pour éviter d’utiliser du temps de discussion et de créer une distraction. Rappelons-nous, le temps est précieux en réunion. Le chef et les membres reçoivent par la suite leur évaluation.
Les actions
À la lumière des résultats, des actions sont prises pour améliorer le comité consultatif. Il peut s’agir de faire entrer un nouveau membre ou d’en remplacer un pour éviter que le comité stagne ou s’essouffle; d’augmenter la fréquence, de conscientiser le chef du fait qu’il a tout intérêt à offrir l’information plus précise ou d’inviter des cadres supérieurs à faire des présentations.
Les évaluations et actions qui en découlent permettent au comité de suivre le bon alignement, d’être efficace et d’être habile à répondre aux besoins changeants du milieu d’affaires dans lequel l’entreprise évolue.
Au Cercle GDP, la fréquence des évaluations varie en fonction de la fréquence des réunions et de l’âge du comité. Elles peuvent se faire annuellement, comme elles peuvent avoir lieu aux 18 ou 24 mois.
En demandant à une personne externe au comité consultatif et qui n’est pas non plus le catalyseur, les membres et le chef d’entreprise sont davantage portés à la transparence et à soulever des points qui peuvent être parfois délicats à aborder, puis, à prendre les actions nécessaires.
Vous avez un comité consultatif né d’une initiative interne et vous aimeriez que le Cercle GDP vous aide dans l’évaluation 360 de celui-ci ? C’est possible. Il suffit de nous contacter. https://cerclegdp.com/contact/
