Clarification des présences
Tout d’abord, précisons les types de présences au sein du comité : les membres permanents et les invités. Les membres permanents sont ceux qui font partie du comité de manière continue, tandis que les invités sont présents uniquement pour des parties spécifiques de la réunion ou pour des sessions extraordinaires traitant de sujets particuliers.
La règle de base est que seuls les actionnaires majoritaires, ceux qui prennent les décisions finales, doivent être membres du comité. Il est courant que même certains actionnaires importants, mais moins impliqués dans le processus décisionnel opérationnel, n’assistent pas aux réunions du comité.
Le rôle des cadres supérieurs
Les cadres supérieurs, quant à eux, sont généralement invités à faire des présentations et à discuter de leurs points de vue, mais ils doivent quitter la réunion après leur intervention. Pourquoi cette règle ?
Le comité aide le chef à se concentrer sur la stratégie : le rôle principal du comité est d’aider le dirigeant à dépasser les préoccupations quotidiennes de l’entreprise et à se concentrer sur des stratégies de long terme qui assureront sa croissance et sa pérennité. Les cadres, en revanche, sont principalement impliqués dans les opérations courantes, et leur priorité reste la mise en œuvre du plan d’action.
L’importance d’un débat sans pression : le comité peut être amené à examiner des options qui peuvent être déstabilisantes pour certains employés. Peut-on vraiment discuter librement de la possibilité d’une alliance stratégique ou d’une restructuration lorsque les personnes concernées, qui pourraient perdre leur poste, sont présentes dans la salle ? Cette dynamique risque de freiner les échanges et de limiter la portée des discussions.
Garantir la liberté d’expression des membres indépendants : les membres du comité doivent pouvoir explorer les différentes fonctions de l’entreprise de manière approfondie et sans contrainte. Cela est possible uniquement lorsque les responsables de ces fonctions ont terminé leur présentation et répondu aux questions, puis ont quitté la salle. De cette façon, les membres indépendants peuvent poser des questions délicates et discuter des points sensibles sans risquer d’offenser la personne concernée.
Clarifier le rôle du comité : certains dirigeants peuvent être tentés d’utiliser le comité pour communiquer leur vision à leurs équipes. Cependant, ce n’est pas le rôle du comité. Le comité est là pour aider le dirigeant à structurer son entreprise de manière plus efficace et à être plus discipliné dans ses choix stratégiques. Une fois que la stratégie est définie, il revient au dirigeant de la communiquer à ses employés. Le comité aide à la réflexion stratégique, mais uniquement si les sujets peuvent être discutés en profondeur sans que les parties prenantes immédiates soient présentes.
Le comité consultatif et la gouvernance : le comité consultatif ne représente qu’un aspect de la saine gouvernance d’une PME. Les discussions opérationnelles entre cadres doivent se dérouler au sein du comité de direction. Le dirigeant devient un meilleur communicateur et un meilleur gestionnaire lorsqu’il prend le temps d’expliquer à son comité de direction (les cadres internes) la direction qu’il souhaite prendre et pourquoi. Ce processus améliore la délégation et la communication au sein de l’entreprise.
Que faire si le comité fonctionne déjà avec des membres internes ?
Si, par habitude, des membres internes participent régulièrement aux réunions, il peut être difficile de les exclure sans qu’ils se sentent offusqués. Dans ce cas, il existe des solutions. L’une d’entre elles est d’organiser une session supplémentaire à huis clos. Cela permet de conserver une certaine fluidité dans les échanges, mais cela prend du temps et peut diluer l’impact de la discussion initiale.
Résister à la tentation
La tentation d’inclure des cadres supérieurs dans le comité peut être forte, mais il est essentiel de résister. Sinon, vous risquez de ne pas tirer tous les bénéfices de votre comité consultatif, de compliquer la gestion des discussions et d’ajouter des tensions internes. En faisant le choix d’un comité stratégique indépendant, vous préservez la qualité des débats et vous assurez que les décisions prises sont vraiment dans l’intérêt global de l’entreprise, sans influence ou pression de la part des parties prenantes internes.
Vous avez mis sur pied, vous-mêmes, un comité consultatif et celui-ci n’apporte pas les résultats souhaités ? Contactez le Cercle GDP pour voir comment le rendre plus efficace.
