Arlene Dickinson, célèbre pour ses succès en affaires et sa présence continue à l’émission Dragon’s Den, considère que les comités consultatifs peuvent être utiles aux entreprises peu importe leur stade de développement ; pourvu que les entrepreneurs soient prêts.
L’entrepreneur est appelé à adapter ses façons de faire afin de bénéficier au maximum de l’apport de son comité. Pour être efficace, un comité exige discipline, partage de l’information, organisation et structure des échanges.
Au cœur de celui-ci, la transparence et l’échange ouvert d’informations sont nécessaires. Ce qui implique que de l’information stratégique sera mise à la disposition de ses membres.
D’où l’importance de placer l’éthique comme critère important lors du recrutement des candidats et de s’assurer de sa présence tout au long du mandat. Il faut donc s’assurer de l’absence, ou à tout le moins la perception, de conflits d’intérêts.
L’entrepreneur qui se dote d’un comité désire être épaulé sans réserve dans la poursuite de la croissance de son entreprise. Ainsi il cherchera à s’entourer de personnes bien au fait de l’environnement et des enjeux auxquels l’entreprise fait face et qui sauront rapidement le conseiller. Elles pourraient provenir de différents acteurs de l’industrie; voire même avoir déjà oeuvré au sein d’entreprises dans le domaine Il conviendra donc de s’assurer que la confidentialité des informations soit maintenue en tout temps et que cette information ne serve des intérêts individuels.
Il revient à la personne responsable du comité de sensibiliser tout candidat potentiel, de s’assurer que les échanges respectent toute considération éthique et qu’ils soient réitérés lors de l’évaluation annuelle du comité.
L’essence même du comité consultatif se doit d’être stratégique. D’une part, l’entrepreneur partage sa vision, la direction stratégique de son entreprise ainsi que des informations tant internes qu’externes constituant le cadre dans lequel celle-ci est appelée à évoluer. D’autre part, des membres sont recrutés pour siéger au comité afin d’enrichir les connaissances actuelles de l’entrepreneur et de son organisation par leur apport de compétences, expertises et connaissances d’informations stratégiques pertinentes. Un tel forum, si utilisé à sa pleine mesure, recèle de possibilités de manquement à l’éthique ou de conflits d’intérêts. Que ce soit l’utilisation des informations obtenues à des fins autres que celles des travaux du comité ou à des fins personnelles
La ligne est souvent très tenue entre ce qui peut constituer un manquement à l’éthique et l’utilisation ou l’appropriation de l’information aux fins du comité.
Cependant de bonnes procédures lors de la mise en place du comité et le suivi en cours de mandat peuvent les atténuer. Comment se prémunir contre de tels risques ou mitiger les risques qu’ils se produisent ? Voilà la question « à 1 000 piastres ». À notre avis rien ne peut…de façon définitive et infaillible. Puisque souvent il s’agit d’une question d’interprétation et de perception. Cependant de bonnes procédures lors de la mise en place du comité et le suivi en cours de mandat peuvent les atténuer.
Tout d’abord un rappel important, un comité est de par sa nature stratégique. Pour devenir performant et efficace, il doit favoriser le libre échange des informations et des discussions. Dans un tel contexte, cette fluidité et ouverture peut exiger une certaine « naïveté » de part et d’autre afin de stimuler des échanges libres et sans filtres.
Parmi les outils disponibles, mentionnons :
- La signature d’ententes de confidentialité ;
- La signature d’entente de non-concurrence ;
Ces ententes devraient couvrir les informations, les employés, les fournisseurs, les clients,…
- La divulgation d’intérêts.
Tout candidat potentiel, et à plus forte raison un membre de comité, devrait s’engager dans de telles ententes avant ou dès le début du mandat.
En cours de mandat, la personne responsable du comité devrait exercer une vigilance constante et être attentive à la nature des échanges, des interventions et aux comportements des membres du comité. Au besoin, un suivi auprès des membres entre les réunions pourrait également se faire. Toute anomalie devrait être portée à l’attention de l’entrepreneur.
De la même façon, l’entrepreneur devrait être sensibilisé quant à certaines situations potentiellement à risque de telles perceptions et interprétations. Ainsi, il devrait être mis en garde quant à :
- La tentation d’embaucher un membre de comité ;
- L’utilisation d’un membre comme consultant ;
- L’utilisation « bénévole » d’un membre du comité comme substitut à l’embauche de consultants ou d’employés ;
- L’utilisation abusive des compétences des uns ou des autres au-delà de ce qui est requis dans le cadre des échanges du comité ;
- L’utilisation des membres pour des fins de recherche ou de veille stratégique qui devraient être de la responsabilité de l’entreprise.
Ce ne sont que des balises générales, mais combien importantes pour assurer le bon fonctionnement et surtout la pérennité du comité consultatif.
Bon cheminement – bon succès (NH)
