Avant de vous lancer, seul, dans cette aventure, nous vous partageons quelques-unes des meilleures pratiques des comités consultatifs. Non pas dans l’idée de vous inciter à laisser tomber, mais plutôt dans le but de vous éviter quelques faux pas… et de vous convaincre de vous faire accompagner.
Rôles et responsabilités
Une fois les membres recrutés (pas une mince tâche!), les rôles et responsabilités de chacun doivent être déterminés… et encadrés. Que doit comprendre un contrat d’engagement ? Quelles sont les limites que les membres, le chef d’entreprise et le facilitateur ne doivent pas franchir ? Quel est leur niveau de liberté ? Quels sont les éléments qui pourraient engendrer des conflits d’intérêt et comment les prévenir ? Ce sont toutes des questions auxquelles vous aurez à répondre si vous souhaitez mettre en place vous-même un comité consultatif. Et ce, avant même de vous lancer!
Évaluations annuelles
Une fois le comité créé, il faut s’assurer de son alignement, de son efficacité et de son habilité à répondre aux besoins changeants de votre milieu d’affaires. Les membres que vous avez au début de l’année ne seront pas nécessairement ceux dont vous aurez besoin à la fin de celle-ci. La nature même du comité consultatif est son agilité, donc sa capacité d’évoluer avec vous, votre entreprise et son écosystème d’affaires. Au fil du temps, vous aurez besoin d’expertises de divers milieux. Pour s’assurer que votre comité joue le rôle qu’il doit jouer, il est recommandé de tenir des évaluations annuelles planifiées.
Le facilitateur
Un comité consultatif performant possède un facilitateur indépendant aguerri qui vous aidera à gérer les réunions et chaque étape de l’optimisation de votre comité. Le rôle de cette personne est notamment de gérer les agendas et les convocations et d’élaborer l’ordre du jour avec le chef d’entreprise pour bien préparer la rencontre. Pendant les rencontres, sa tâche est de s’assurer que tous aient la chance de parler et de limiter les parenthèses non pertinentes pour que chaque rencontre soit efficace. Il est le gardien du temps et il réalise un compte rendu pour chaque rencontre.
Le compte rendu
Le compte rendu est une synthèse de la rencontre qui sert d’aide-mémoire à l’entrepreneur qui pourra s’y référer en tout temps, au besoin. Cela lui permet également de se concentrer sur les échanges avec les membres, sans devoir se soucier de prendre des notes. Les recommandations émises par les membres du comité y sont mises en évidence. Le facilitateur doit donc avoir un bon sens de la synthèse et un bon français pour que la lecture et la compréhension soient fluides.
Une approche équilibrée
Vous nous entendez parler de pratiques exemplaires et avec raison. Se doter des meilleures pratiques, ce n’est pas une histoire de paperasse ou de protocole. C’est une approche équilibrée, qui assure la performance et la pertinence de votre comité dans le temps. Vous allez ainsi assurer la pérennité de votre entreprise avec une puissance inépuisable d’expertises de votre comité, pour faire bouger les choses et concrétiser votre vision.
La mise en place d’un comité ou l’optimisation d’un comité déjà en place ne devrait pas être une épreuve d’endurance… de l’aide est disponible. Le Cercle GDP est l’expert au Québec du domaine des comités consultatifs. Nous soutenons le chef d’entreprise en l’aidant à cerner ses besoins auxquels le comité devrait répondre et l’étendue et l’envergure du soutien et des améliorations à apporter. Nous offrons les solutions clés en main. Depuis plus de dix ans, nous aidons des dizaines de PME québécoises, grandes et moins grandes, à se dépasser.
Ensemble, nous identifions vos priorités et la structure de votre comité. Vous choisissez à chaque étape les éléments qui vous conviennent, la personne qui aura le rôle de facilitateur, ainsi que chaque membre. C’est aussi vous qui choisissez les modules des évaluations de performance de votre comité. Selon vos besoins, à votre rythme, sans un énorme investissement de votre temps!
Le comité consultatif vous permettra de passer à de nouvelles étapes. Vous pourrez bien discerner les opportunités qui se présentent. Avec la vision 360 des membres de votre comité, vous n’aurez plus d’angles morts et pourrez prendre les meilleures décisions au moment propice.
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